[知識分享站] 新任行政主管的煩惱，讓作業流程E化系統來解決

八月份是各學術研究單位和行政部門許多的新任主管紛紛上任的時期，上任時首先面對的問題通常都是「如何創造單位更好的績效」，而績效的創造必定會從作業流程的E化和人力配置兩方面來著手進行檢討；以學術單位而言，讓人煩惱的是新任主管必須同時接手學術期刊的總編輯工作；以行政單位來說如何讓已經精簡的人力發揮最大的效益，但又必須服務母機構的教職員師生，這又是另一個艱鉅的挑戰和任務。

根據經濟部統計，台灣地區已經有64﹪的中小企業開始使用網際網路。近十年，政府機構、研究機構或大專院校單位也開始陸續導入電腦系統來提升服務，而當資訊科技與網路環境日漸成熟與普及，作業流程E化系統已經是各單位不得不作的選擇。

那麼要如何針對作業流程E化系統進行規劃或評估呢？吾人可以由以下幾點來進行：

• 建置目的-預定建置的E化系統的目標到底是要解決什麼流程的問題？有什麼樣的作業流程是可以透過E化系統來解決的？
• 系統使用對象-釐清使用對象的需求，包含系統的使用對象是誰？要解決哪些人的困擾？要簡化哪些人的工作或作業流程？
• 流程-作業流程E化系統是否能將所有的人工和紙本作業流程完全數位化？
• 功能規劃-流程E化系統所提供的功能，是要以滿足使用者需求為主或以行政單位的管理需求為主？
• 資料格式-E化系統的資料格式是否可以匯出再利用？亦或者支援其他系統容納的XML格式。若E化系統屬於數位典藏類型的資料庫，是否能匯出ISO2709或者MARC檔的格式？
• 安全管理-系統是否提供多元化的認證方式，例如可以整合單位或機構的人事系統、校務行政系統，同時更可以提供內建帳號的認證方式。以及使用者輸入帳號密碼時，是否提供傳輸的加密機制？
• 權限管理-可提供嚴謹的管理功能，可針對網域、身份、群組做各種管理。

您可能不知道，飛資得在作業流程E化系統已經耕耘許久，也獲得國內政府機構、研究單位和大專院校的肯定。實際承接過的系統從圖書館的編目作業E化、教職員師生推薦購書E化，到圖書館讀者服務的E化系統(例如電子報製作及發送系統、線上報名系統、討論室及研究小間管理系統...等)。

此外飛資得近幾年陸續協助建置台灣地區學校或機構的計畫審查E化管理系統、學術刊物線上投審稿管理系統、文件知識管理系統…等，已經成為各單位推動作業E化不可或缺的好幫手。值得驕傲的是飛資得在開放式軟體上製作系統的努力獲得了國家的肯定，承接中央部會的大型系統，連續在2006、2007年獲得經濟部LINUX系統應用黃金企鵝獎的肯定。

面對作業流程E化還在傷腦筋嗎？想要黃金企鵝獎得獎團隊最佳的專業規劃與服務嗎？還在擔心系統軟硬體週邊配套措施無人協助嗎？飛資得服務完善，技術支援快速，且整合技術創新，提供更多加值服務。

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我們專長的規劃和建置項目

• 圖書館館務作業E化管理系統(含電子報製作及發送系統、線上報名系統、討論室及研究小間管理系統)
• 圖書館推薦購書E化管理系統
• 學術出版品線上投審稿系統
• 計畫審查管理系統
• 專利審查管理系統